「履歴書と職務経歴書、完璧に準備できた！でも、これをどうやって送るのが正解なんだろう…」 「メールで送る場合、ファイル名や件名ってどうすればいいの？」
応募書類の作成という大きな山を越えても、その「送り方」という最後のステップで手が止まってしまうこと、ありませんか？何を隠そう、私自身も転職活動の際、特に初めてメールで応募書類を送った時は、「これで本当に失礼がないだろうか」と何度も確認し、送信ボタンを押すのに少し勇気がいったものです。
書類の内容がどんなに素晴らしくても、送り方のマナー一つで採用担当者に与える印象は大きく変わってしまうことがあります。
この記事では、そんなあなたの不安を解消し、自信を持って応募書類を提出できるよう、郵送とメールそれぞれの正しい送り方マナーを、準備から完了までのステップに沿って徹底解説します。これを読めば、もう応募書類の送り方で悩むことはありません。
なぜ「送り方」のマナーが重要なのか？第一印象を左右する最終関門
「たかが送り方でしょ？」と思う方もいるかもしれませんが、実はこの「送り方」こそ、あなたの第一印象を左右する大切なポイントなのです。
・社会人としての常識・丁寧さを示す：
正しいマナーで送ることは、相手への配慮や丁寧さの表れです。
・採用担当者の手間を減らす：
分かりやすい件名やファイル名、適切な書類のまとめ方は、受け取った担当者がスムーズに処理する助けになります。
・マイナスイメージを避ける：
封筒の書き方が雑だったり、メールの件名が分かりにくかったりすると、それだけで「仕事も雑なのでは？」という不要な憶測を招きかねません。
以前、私が採用関連の業務に少し関わった際、応募書類がクリアファイルにも入れられず、封筒の中で折れ曲がって届いたことがありました。もちろん内容が第一ですが、そういった細部への配慮の欠如は、残念ながら応募者の印象に少な影響を与えてしまうものだと感じました。最後の最後まで気を抜かないことが大切です。
【郵送の場合】準備から投函までの完全ステップガイド
まずは、伝統的な郵送で応募書類を送る場合のステップとマナーです。
１．準備するものリスト
郵送に必要なものを事前にしっかりと揃えましょう。
・応募書類一式：履歴書、職務経歴書、その他企業から指定された書類 ・添え状（送付状）：誰が、何を、なぜ送ったのかを伝える大切な書類です。必ず同封しましょう。 ・クリアファイル：A4サイズ。書類を汚れや折れから守ります。無色透明のものを選びましょう。 ・封筒：A4サイズの書類が折らずに入る「角形A4号」または「角形2号」を選びます。色は白が基本です。茶封筒は事務的な用途で使われることが多いため、応募書類には避けた方が無難です。 ・切手：正確な料金分の切手。料金不足は絶対に避けましょう。 ・筆記用具：宛名書き用。黒の油性サインペンやボールペン（太めのもの）がおすすめです。
２．書類を入れる順番とクリアファイルの使い方
書類は以下の順番で重ね、まとめてクリアファイルに入れます。
- 添え状 (一番上)
- 履歴書
- 職務経歴書
- その他の応募書類（エントリーシート、推薦状など）
この順番でクリアファイルに挟むことで、採用担当者が確認しやすくなります。
３．封筒の書き方（表面・裏面）
封筒の書き方は、採用担当者が最初に目にする部分です。丁寧かつ正確に記載しましょう。
・表面（宛名面）
1. 郵便番号：右上に正確に記載します。
2. 住所：都道府県から、ビル名、階数、部屋番号まで省略せずに縦書きで記載します。
3. 会社名：住所の左隣に、株式会社なども略さずに正式名称で記載します。
4. 宛名：
・部署宛の場合：「〇〇株式会社 人事部 御中」のように、部署名の下に「御中」をつけます。
・個人宛の場合：「〇〇株式会社 人事部 採用ご担当 △△様」のように、担当者名の後に「様」をつけます。
・担当者名が不明な場合：「〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様」とします。「御中」と「様」は併用しません。
5. 左下に赤字で「応募書類在中」または「履歴書在中」と記載し、定規などを使って四角で囲みます。これは重要な書類であることを示すためです。
・裏面（差出人面）
1. 左下に、自分の郵便番号、住所、氏名を記載します。
2. 左上に、投函する日付を漢数字で縦書き（例：令和七年五月十日）で記載します。
４．封の仕方と切手
・書類を封筒に入れたら、のりや両面テープを使って丁寧に封をします。剥がれないようにしっかりと貼り付けましょう。セロハンテープは見た目があまり良くないので避けた方が賢明です。
・封をした中央には「〆」（しめ）または「封」と記載します。
・切手は、郵便局の窓口で重さを測ってもらい、正確な料金のものを左上に貼りましょう。料金が不足していると企業側に迷惑がかかるか、最悪の場合返送されてしまいます。私自身、大切な書類を送る際は、必ず窓口で確認してもらうようにしていました。その一手間が安心に繋がります。
５．投函場所とタイミング
・郵便ポストに投函するか、郵便局の窓口から発送します。 ・応募締切日をしっかりと確認し、配達日数も考慮して、余裕をもって投函しましょう。締切ギリギリの場合は、窓口で速達などの相談をするのも一つの方法です。
【メールの場合】作成から送信までの完全ステップガイド
次に、メールで応募書類を送る場合のステップとマナーです。近年はこちらの方法を指定する企業も増えています。
１．応募書類のPDF化とファイル名の付け方
WordやExcelなどで作成した応募書類は、必ずPDF形式に変換してから添付します。PDFにすることで、どのパソコン環境でもレイアウトが崩れることなく閲覧でき、第三者による意図しない編集も防げます。
ファイル名は、採用担当者が管理しやすいように、内容と氏名が分かるものにしましょう。
例：
・「履歴書（氏名）.pdf」
・「職務経歴書（氏名）.pdf」
・「送付状（氏名）.pdf」
複数のファイルを添付する場合、企業から特に指示がなければ一つひとつ添付しても構いませんが、もしZIPファイルにまとめる場合は、ファイル名を「応募書類一式（氏名）.zip」のようにすると分かりやすいでしょう。
２．パスワード設定は必要？
応募書類のファイルにパスワードを設定するかどうかですが、**企業から指示がない限り、基本的には設定する必要はありません。パスワード付きのファイルは、採用担当者がファイルを開く際に手間が増えるため、かえって敬遠されることもあります。
もし企業からパスワード設定の指示があった場合や、どうしてもセキュリティが気になる場合は、パスワードを設定したファイルを添付したメールとは別に、パスワードを記載したメールを別途送信するのがマナーです。
３．メールの件名の書き方
件名は、採用担当者が多くのメールの中からあなたのメールをすぐに見つけられるように、そして内容が一目で分かるように、簡潔かつ具体的に記載します。
例：
・「〇〇職応募の件／山田太郎」
・「【新卒採用】営業職応募（〇〇大学 山田太郎）」
・「〇月〇日付 募集の〇〇職への応募／山田太郎」
企業から件名に指定がある場合は、必ずその指示に従いましょう。
４．メールの本文の書き方（構成と例文）
メール本文も、ビジネスメールとしての基本マナーを守り、簡潔かつ丁寧に作成します。
基本的な構成：
- 宛名：会社名、部署名、担当者名（様）
- 挨拶：初めてメールを送る旨と、氏名を名乗ります。
- 用件：どの求人に応募するのかを明記します。
- 添付ファイルの説明：添付したファイルの内容を記載します。
- 結びの言葉：面接の機会をいただきたい旨や、お礼などを述べます。
- 署名：氏名、大学・学部・学科（学生の場合）、電話番号、メールアドレス
例文： 件名：営業職応募の件／山田太郎
〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様
お世話になります。山田太郎と申します。 この度は、貴社ウェブサイトにて拝見いたしました営業職の求人に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、下記の応募書類を添付ファイル（PDF形式）にてお送りいたします。 ご査収いただけますよう、お願い申し上げます。
・履歴書（山田太郎）.pdf ・職務経歴書（山田太郎）.pdf ・送付状（山田太郎）.pdf
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 面接の機会をいただけましたら幸いです。
５．送信する前の最終チェックリスト
送信ボタンを押す前に、必ず以下の項目を再確認しましょう。一度送信したメールは取り消せません。
・宛先メールアドレスは正しいか？（To、Cc、Bccの使い分けも適切か？） ・件名は分かりやすく、誤りはないか？ ・本文に誤字脱字、敬語の間違いはないか？ ・添付ファイルは正しいものが選択されているか？（ファイル形式、ファイル名も確認） ・署名は記載されているか？
私自身、メール送信前のこの最終チェックは、指差し確認するくらいの勢いで行っていました。特に添付ファイルの間違いは致命的になりかねないので、細心の注意が必要です。
６．送信タイミング
メールを送信するタイミングも配慮が必要です。企業の就業時間内（平日の午前9時から午後5時くらいまで）に送信するのが望ましいでしょう。深夜や早朝、休日の送信は、相手の状況を考えて避けるのが一般的です。予約送信機能を活用するのも良いでしょう。
持参する場合のマナー（補足）
稀に、応募書類を持参するよう指示されるケースもあります。その場合の簡単なマナーも押さえておきましょう。
・企業から明確な指示があった場合にのみ持参します。
・書類は郵送時と同様に、添え状を含めてクリアファイルに入れ、折らずに入る封筒（角形A4号または角形2号の白封筒）に入れます。
・封筒の表面に宛名を書く必要はありませんが、左下に赤字で「応募書類在中」と記載し、裏面には自分の住所と氏名を書いておきましょう。
・受付の方に渡す際は、「本日〇時に面接のお約束をいただいております〇〇と申します。こちら応募書類になります。よろしくお願いいたします」などと、丁寧な言葉遣いで手渡します。
まとめ：「丁寧な送り方」で好印象を確実なものに！
応募書類の「送り方」は、あなたの社会人としての常識や相手への配慮が試される場面です。どんなに素晴らしい書類を作成しても、この最後のステップで手を抜いてしまうと、それまでの努力が水の泡になりかねません。
この記事で解説した郵送とメール、それぞれのマナーをしっかりと守り、採用担当者に「この人は仕事も丁寧そうだ」という良い印象を与え、自信を持って次の選考ステップに進みましょう。 あなたの成功を心から応援しています！
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